Über Maschinenparks und Fuhrparks wird in Steuergesprächen ausgiebig verhandelt — die Bürostühle, Monitore, Werkzeuge und Kaffeemaschinen laufen nebenbei mit. Zu Unrecht: Bei Betrieben mit vielen kleinen Anschaffungen entscheiden die Wahlrechte für geringwertige Wirtschaftsgüter über mehrere tausend Euro Gewinnverschiebung pro Jahr. Das Einkommensteuerrecht bietet drei Wege an — Sofortabzug, Sammelposten oder reguläre Abschreibung über die Nutzungsdauer — und verlangt dafür nur, dass man die Grenzen kennt, die Netto-Logik versteht und sich pro Jahr konsistent entscheidet. Wer das System einmal sauber aufsetzt, spart nicht nur Steuern, sondern vor allem Buchhaltungsaufwand.
Was als GWG zählt — und was nicht
Geringwertige Wirtschaftsgüter sind nach § 6 Abs. 2 EStG abnutzbare, bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die einer selbständigen Nutzung fähig sind. Jedes Tatbestandsmerkmal filtert: Software und Lizenzen sind unbeweglich-immateriell (werden von der Verwaltung aber bis zur GWG-Grenze wie Trivialprogramme behandelt), Waren gehören zum Umlaufvermögen und sind ohnehin sofort Aufwand, und ein Gut ist nicht selbständig nutzbar, wenn es nur zusammen mit anderen Wirtschaftsgütern funktioniert.
An der selbständigen Nutzbarkeit scheitern die meisten Zweifelsfälle: Ein Monitor oder eine Tastatur kann nur mit dem Rechner genutzt werden — kein GWG; ein Kombigerät mit eigenständiger Kopierfunktion dagegen schon. Ein Pkw-Anhänger ist selbständig nutzbar, die Maschinen-Ersatzspindel nicht. Die Einordnung lohnt Sorgfalt, denn sie entscheidet, ob der Sofortabzug überhaupt offensteht oder ob nur die reguläre AfA nach § 7 EStG über die amtliche Nutzungsdauer bleibt.
Der Sofortabzug bis 800 Euro
Der Standardweg ist die Sofortabschreibung: Wirtschaftsgüter mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten bis 800 Euro netto dürfen im Jahr der Anschaffung vollständig als Betriebsausgabe abgezogen werden. Bei Anschaffungen bis 250 Euro netto geht das ohne besondere Formalien; darüber verlangt das Gesetz ein laufend geführtes Verzeichnis mit Anschaffungsdatum und Kosten — moderne Buchhaltungssoftware erledigt das über das GWG-Konto automatisch. Der Sofortabzug ist ein echtes Einzelwahlrecht: Er kann für jedes Wirtschaftsgut separat ausgeübt werden, man darf also den 700-Euro-Bürostuhl sofort abschreiben und die 750-Euro-Fräse regulär über die Nutzungsdauer.
Eine geplante Anhebung der Grenze auf 1.000 Euro war im Entwurf des Wachstumschancengesetzes enthalten, wurde im Vermittlungsverfahren aber gestrichen — es bleibt bei den 800 Euro, die seit 2018 gelten. Erwähnenswert ist daneben die Sonderregel für Digitaltechnik: Für Computer, Notebooks und Peripherie akzeptiert die Finanzverwaltung seit 2021 eine Nutzungsdauer von nur einem Jahr, sodass auch teurere Hardware faktisch im Anschaffungsjahr voll abgeschrieben werden kann — unabhängig von der GWG-Grenze und ohne das Kriterium der selbständigen Nutzbarkeit bemühen zu müssen.
Der Sammelposten: Pool-Abschreibung über fünf Jahre
Die Alternative nach § 6 Abs. 2a EStG ist der Sammelposten: Alle Wirtschaftsgüter eines Jahres mit Kosten von über 250 bis 1.000 Euro netto wandern in einen Pool, der über fünf Jahre mit jeweils 20 Prozent gewinnmindernd aufgelöst wird. Der Pool ist radikal unbürokratisch: Scheidet ein Wirtschaftsgut vorzeitig aus — Verkauf, Verschrottung, Diebstahl —, bleibt der Sammelposten unverändert bestehen; Einzelnachweise über den Verbleib sind nicht nötig.
Der Sammelposten kauft Vereinfachung mit Zeit: Er streckt den Abzug auf fünf Jahre — auch bei Gütern, die keine zwei Jahre halten.
Der Preis ist die Bindung: Wer den Sammelposten wählt, muss ihn einheitlich für alle Zugänge des Wirtschaftsjahres zwischen 250 und 1.000 Euro anwenden — ein Rosinenpicken je Wirtschaftsgut gibt es hier nicht, und der Sofortabzug steht dann nur noch für Anschaffungen bis 250 Euro offen. Die Entscheidung fällt jedes Jahr neu, gilt aber für das ganze Jahr. Interessant ist der Pool deshalb vor allem für Betriebe mit vielen Anschaffungen zwischen 800 und 1.000 Euro, die über der GWG-Grenze liegen, aber deutlich kürzer als fünf Jahre genutzt würden — oder umgekehrt für Jahre, in denen der Gewinn ohnehin niedrig ist und Aufwand besser in die Zukunft verlagert wird.
Welche Methode wann Steuern spart
Die Faustregeln: In Gewinnjahren mit hoher Progression maximiert der Sofortabzug die Entlastung — jede Anschaffung bis 800 Euro mindert den Gewinn sofort, die Digitaltechnik-Regel erweitert das faktisch auf Hardware jeder Preisklasse. In schwachen Jahren oder bei drohenden Verlusten kann es klüger sein, auf den Sofortabzug zu verzichten und regulär oder über den Sammelposten abzuschreiben: Der Aufwand wirkt dann in späteren, hoffentlich besseren Jahren, statt einen Verlust zu vergrößern, der nur begrenzt nutzbar ist. Wer größere Investitionen plant, kann die GWG-Wahlrechte zudem mit anderen Instrumenten kombinieren — vom Investitionsabzugsbetrag bis zur Sonderabschreibung; wichtig ist, die Liquiditätswirkung im Blick zu behalten und Steuerentlastungen nicht mit dauerhafter Ersparnis zu verwechseln. Wie Betriebe Spielräume in Puffer verwandeln, zeigt unser Beitrag zu Rücklagen im Unternehmen.
Rechnerisch ist der Unterschied reine Zeitverschiebung — über die Totalperiode ist der Abzug identisch. Der Zinseffekt und die Progressionswirkung machen ihn dennoch bares Geld wert: Ein Betrieb, der jährlich 20.000 Euro in Kleingeräte investiert, verschiebt mit der Methodenwahl je nach Konstellation vierstellige Steuerbeträge zwischen den Jahren. Und ein unterschätzter Nebeneffekt: Der Sofortabzug hält das Anlagenverzeichnis schlank — weniger Buchungen, weniger Abstimmaufwand, weniger Fehlerquellen in der Anlagenbuchhaltung.
Netto-Grenzen, Aufzeichnungspflichten, Sonderfälle
Die Grenzen verstehen sich immer netto — also ohne Umsatzsteuer, und zwar unabhängig davon, ob der Betrieb zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Auch der Kleinunternehmer, der die Umsatzsteuer nicht abziehen kann, prüft die 800-Euro-Grenze am Nettowert: Ein Gerät für 940 Euro brutto (790 Euro netto) ist ein GWG, obwohl ihn der Kauf 940 Euro kostet; abgeschrieben wird dann allerdings der Bruttobetrag. In die Prüfgröße fließen Anschaffungsnebenkosten wie Fracht und Montage ein, Rabatte und Skonti mindern sie; bei mehreren zusammen gekauften Gütern zählt jedes einzeln, sofern es selbständig nutzbar ist.
Zwei Sonderfälle verdienen Beachtung. Erstens Geräte, die Mitarbeitenden überlassen werden: Bleibt das Wirtschaftsgut Betriebsvermögen, gelten die normalen GWG-Regeln; wird es übereignet, stellt sich die Lohnsteuerfrage — welche Zuwendungen steuerfrei bleiben, zeigt der Beitrag zu steuerfreien Extras. Zweitens die Dokumentation: Das GWG-Verzeichnis ab 250 Euro ist Pflicht, wenn sich die Angaben nicht aus der Buchführung ergeben; bei Betriebsprüfungen gehört der Abgleich von GWG-Konto und Rechnungen zum Standardprogramm. Wer die Wahlrechte bewusst einsetzt statt sie der Software-Voreinstellung zu überlassen, holt aus den kleinen Anschaffungen die volle Wirkung. Weitere Beiträge zu Abschreibungen und Steuergestaltung finden Sie im Ressort Finanzen.
Haeufige Fragen
Wie hoch ist die GWG-Grenze?
800 Euro netto für den Sofortabzug nach § 6 Abs. 2 EStG. Bis 250 Euro netto ist der Sofortabzug ohne besondere Aufzeichnungen möglich, darüber mit laufendem Verzeichnis. Für den Sammelposten gilt der Korridor von über 250 bis 1.000 Euro netto. Eine geplante Anhebung auf 1.000 Euro wurde im Wachstumschancengesetz gestrichen.
Gilt die GWG-Grenze netto oder brutto?
Immer netto — auch für Kleinunternehmer ohne Vorsteuerabzug. Maßgeblich sind die Anschaffungskosten ohne Umsatzsteuer, einschließlich Nebenkosten wie Fracht und Montage, abzüglich Rabatten und Skonti. Abgeschrieben wird beim Kleinunternehmer gleichwohl der Bruttobetrag.
Ist ein Monitor ein GWG?
Als klassisches GWG scheitert er an der selbständigen Nutzbarkeit, weil er nur mit einem Rechner funktioniert. Praktisch hilft die BMF-Regel zur Digitaltechnik: Für Computer und Peripherie wird seit 2021 eine Nutzungsdauer von einem Jahr akzeptiert, sodass der Monitor im Anschaffungsjahr voll abgeschrieben werden kann.
Kann ich Sofortabzug und Sammelposten kombinieren?
Nur eingeschränkt. Der Sammelposten muss einheitlich für alle Anschaffungen des Jahres zwischen 250 und 1.000 Euro gewählt werden; daneben bleibt der Sofortabzug nur für Güter bis 250 Euro. Ohne Sammelposten gilt: Sofortabzug bis 800 Euro je Wirtschaftsgut frei wählbar, darüber reguläre AfA.
