Es war eine der folgenreichsten arbeitsrechtlichen Entscheidungen der vergangenen Jahre – und sie kam als Nebensatz daher: Im September 2022 stellte das Bundesarbeitsgericht fest, dass Arbeitgeber in Deutschland schon nach geltendem Recht verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit einzuführen. Seither ist die Frage nicht mehr, ob erfasst werden muss, sondern wie. Ein Überblick über Rechtslage, Umsetzungsvarianten und die Konsequenzen für Vertrauensarbeitszeit und Überstundenstreit.

Die Rechtslage: EuGH, BAG und ein säumiger Gesetzgeber

Den Anstoß gab der Europäische Gerichtshof: In seinem „Stechuhr-Urteil“ von Mai 2019 (Rechtssache C-55/18) verpflichtete er die Mitgliedstaaten, Arbeitgebern die Einrichtung eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems zur Messung der täglichen Arbeitszeit vorzuschreiben. Der deutsche Gesetzgeber reagierte zunächst nicht – bis das Bundesarbeitsgericht mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) die Lücke schloss: Die Erfassungspflicht folge bereits aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes. Sie gilt damit unmittelbar, ohne Übergangsfrist und grundsätzlich für alle Arbeitnehmer.

Ein klarstellendes Gesetz steht weiterhin aus. Ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums von 2023 sah eine grundsätzlich elektronische, taggleiche Aufzeichnung mit Erleichterungen für kleine Betriebe vor, wurde aber nicht verabschiedet. Auch die aktuelle Koalition hat eine gesetzliche Regelung angekündigt – samt der Absicht, eine wöchentliche statt der täglichen Höchstarbeitszeit einzuführen. Bis dahin gilt die vom BAG formulierte Pflicht auf Basis des Arbeitsschutzrechts; daneben verlangt § 16 Abs. 2 ArbZG unverändert die Aufzeichnung von Arbeitszeit über acht Stunden hinaus sowie von Sonn- und Feiertagsarbeit.

Eine Büroangestellte erfasst ihre Arbeitszeit über eine App auf dem Laptop.
Auch im Büro setzen Arbeitgeber zunehmend auf digitale Systeme zur Arbeitszeiterfassung. Foto: RTB

Was Arbeitgeber heute konkret erfassen müssen

Inhaltlich verlangt die Rechtsprechung die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit – also auch der Pausen, die sich aus der Differenz ergeben. Nicht vorgeschrieben ist bislang die Form: Solange der Gesetzgeber schweigt, genügen nach herrschender Lesart auch Stundenzettel oder Tabellen, sofern das System objektiv, verlässlich und für die Beschäftigten zugänglich ist. Die Aufzeichnung darf an die Beschäftigten delegiert werden; die Verantwortung für das Funktionieren des Systems bleibt aber beim Arbeitgeber, der stichprobenartig kontrollieren muss.

Wichtig für die Praxis: Die Pflicht gilt ortsunabhängig – im Betrieb, beim Kunden und im Homeoffice gleichermaßen. Gerade bei mobiler Arbeit ist eine saubere Erfassung auch im Interesse der Beschäftigten, wie unser Beitrag zu den Homeoffice-Regeln 2026 zeigt.

Umsetzungsvarianten: von der Stechuhr bis zur App

In der Umsetzung hat sich ein breites Spektrum etabliert:

  • Terminal und Chipkarte: der Klassiker in Produktion und Logistik; manipulationssicher, aber ortsgebunden.
  • Browser- und App-Lösungen: Standard in Büro und Außendienst; Start-Stopp per Klick, oft integriert in Lohnabrechnung und Projektzeiterfassung.
  • Excel und Stundenzettel: zulässig und für Kleinbetriebe praktikabel, aber fehleranfällig und bei Prüfungen schwerer zu belegen.
  • Automatische Systeme: Erfassung über Login-Zeiten oder Telefonanlagen; datenschutzrechtlich heikel und mitbestimmungspflichtig.

In Betrieben mit Betriebsrat ist die Einführung elektronischer Systeme nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig, weil sie zur Leistungskontrolle geeignet sind. Datenschutzrechtlich gelten Zeitdaten als Beschäftigtendaten: Zweckbindung, Löschfristen und Zugriffsrechte gehören in jede Verfahrensbeschreibung.

„Die Zeiterfassung ist kein Misstrauensinstrument, sondern die Buchhaltung der Arbeitszeit. Kein Unternehmen käme auf die Idee, auf eine Finanzbuchhaltung zu verzichten, weil man dem Kassenbestand vertraut.“

Ein Arbeitsrechtler im Gespräch mit der Redaktion

Vertrauensarbeitszeit unter neuen Vorzeichen

Das Ende der Vertrauensarbeitszeit wurde nach dem BAG-Beschluss vielfach ausgerufen – zu Unrecht. Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass der Arbeitgeber auf die Kontrolle von Lage und Verteilung der Arbeitszeit verzichtet, nicht auf deren Dokumentation. Beide Elemente lassen sich kombinieren: Beschäftigte erfassen ihre Zeiten selbst, disponieren aber weiterhin frei, wann sie arbeiten. Was nicht mehr geht, ist die „blinde“ Variante, bei der niemand weiß, wie viel tatsächlich gearbeitet wird. Für Führungskräfte im Sinne des § 18 ArbZG – etwa leitende Angestellte – gelten Ausnahmen vom Arbeitszeitgesetz; ob und wie weit sie auch von der Erfassungspflicht ausgenommen werden, soll das angekündigte Gesetz klären.

Folgen für Überstunden und Nachweise

Handfeste Bedeutung hat die Erfassung im Streit um Überstunden. Nach der Rechtsprechung des BAG (Urteil vom 4. Mai 2022, 5 AZR 359/21) trägt weiterhin der Arbeitnehmer die Darlegungslast: Er muss beweisen, dass er Überstunden geleistet hat und dass sie angeordnet, gebilligt oder geduldet wurden. Ein lückenloses Zeiterfassungssystem verändert diese Ausgangslage faktisch erheblich – dokumentierte Salden lassen sich schwer bestreiten und werden in Vergütungsprozessen zum zentralen Beweismittel. Auch beim Ausscheiden aus dem Betrieb zählt das Stundenkonto zu den Positionen, die geprüft und gegebenenfalls abgegolten werden müssen; welche Ansprüche dann noch offen sind, fasst unser Überblick Kündigung erhalten: Rechte, Fristen und Abfindung zusammen.

Für Arbeitgeber gilt umgekehrt: Wer erfasst, muss reagieren. Zeigen die Daten regelmäßig Verstöße gegen Höchstarbeitszeiten oder Ruhezeiten, drohen Bußgelder nach § 22 ArbZG von bis zu 30.000 Euro – und die Aufsichtsbehörden fragen bei Prüfungen inzwischen gezielt nach dem Erfassungssystem.

Häufige Fragen

Gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auch für kleine Betriebe?

Ja. Die vom BAG festgestellte Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz kennt keine Betriebsgrößen-Ausnahme. Der geplante Gesetzentwurf sah Erleichterungen für Kleinbetriebe bei der elektronischen Form vor – bis zu einer gesetzlichen Regelung genügt aber ohnehin auch die Erfassung auf Papier.

Ist Vertrauensarbeitszeit noch erlaubt?

Ja, in angepasster Form. Beschäftigte können Lage und Verteilung ihrer Arbeitszeit weiter frei bestimmen; dokumentiert werden müssen Beginn, Ende und Dauer dennoch. Die Selbstaufzeichnung durch die Beschäftigten ist zulässig, der Arbeitgeber bleibt für das System verantwortlich.

Was droht Arbeitgebern ohne Zeiterfassung?

Ein unmittelbares Bußgeld allein für das Fehlen des Systems sieht das Arbeitsschutzgesetz derzeit erst nach behördlicher Anordnung vor. Werden aber Verstöße gegen Höchstarbeits- oder Ruhezeiten festgestellt, drohen Bußgelder nach dem Arbeitszeitgesetz; zudem verschlechtert sich die Beweisposition in Überstundenprozessen.