Ein paar Wochen vom Ferienhaus in Portugal aus arbeiten, den Winter in Spanien überbrücken oder nach dem Familienbesuch in Polen gleich noch zwei Wochen dranhängen: Die Workation — die Verbindung von Arbeit („work“) und Urlaub („vacation“) — hat sich seit der Pandemie von der Ausnahme zum festen Bestandteil vieler Stellenanzeigen entwickelt. Wer qualifizierte Fachkräfte gewinnen will, kommt an dem Thema kaum noch vorbei.
Rechtlich ist das Arbeiten aus dem Ausland allerdings deutlich komplexer, als es die entspannten Bilder in den Karriereportalen vermuten lassen. Sozialversicherung, Lohnsteuer, Datenschutz und im Extremfall sogar die Begründung einer steuerlichen Betriebsstätte des Arbeitgebers im Ausland: Jede Workation berührt mehrere Rechtsgebiete gleichzeitig. Wer die Regeln kennt, kann das Modell dennoch sauber und mit überschaubarem Aufwand anbieten.
Was eine Workation rechtlich ist
Einen eigenen Rechtsbegriff „Workation“ kennt das deutsche Arbeitsrecht nicht. Gemeint ist mobiles Arbeiten vom Ausland aus — auf Wunsch des Arbeitnehmers, nicht auf Weisung des Arbeitgebers. Das unterscheidet die Workation von der klassischen Entsendung, bei der der Arbeitgeber den Auslandseinsatz anordnet. Wichtig: Einen Anspruch auf Arbeit aus dem Ausland haben Beschäftigte nicht. Der Arbeitgeber entscheidet, ob und unter welchen Bedingungen er zustimmt, und sollte die Bedingungen schriftlich festhalten.
Für die rechtliche Bewertung sind vor allem drei Fragen entscheidend: In welchem Land wird gearbeitet (EU/EWR/Schweiz oder Drittstaat)? Wie lange dauert der Aufenthalt? Und welche Tätigkeit wird ausgeübt? Je länger die Dauer und je verantwortungsvoller die Position, desto größer die Risiken.
Sozialversicherung: Ohne A1-Bescheinigung wird es riskant
Grundsätzlich gilt in der Sozialversicherung das Territorialprinzip: Wer in einem Land arbeitet, unterliegt dessen Sozialversicherungsrecht. Innerhalb der EU, des EWR und der Schweiz koordiniert die Verordnung (EG) Nr. 883/2004 die Systeme. Für vorübergehende Tätigkeiten im Ausland kann der Beschäftigte im deutschen System bleiben — nachgewiesen wird das mit der A1-Bescheinigung, die der Arbeitgeber elektronisch bei der Krankenkasse oder dem Rentenversicherungsträger beantragt.
Die A1-Bescheinigung sollte für jede Workation vorliegen, auch für wenige Tage. Kontrollen sind in einigen Ländern, etwa Frankreich und Österreich, durchaus üblich; ohne Nachweis drohen Bußgelder und im schlimmsten Fall doppelte Beitragspflichten. Bei regelmäßiger Telearbeit aus dem Wohnsitzstaat hilft zusätzlich die multilaterale Rahmenvereinbarung zur grenzüberschreitenden Telearbeit von 2023: Sie erlaubt unter bestimmten Voraussetzungen bis zu 49,9 Prozent Telearbeit im Wohnsitzstaat, ohne dass das Sozialversicherungsrecht wechselt. In Drittstaaten ist die Lage komplizierter — hier kommt es auf zweiseitige Sozialversicherungsabkommen an, die längst nicht mit jedem Land bestehen.
Steuern: Die 183-Tage-Regel und ihre Tücken
Lohnsteuerlich bleibt bei kurzen Workations meist alles beim Alten: Nach den meisten Doppelbesteuerungsabkommen, die dem OECD-Musterabkommen folgen, behält Deutschland das Besteuerungsrecht, solange sich der Arbeitnehmer nicht länger als 183 Tage innerhalb eines Zwölfmonatszeitraums oder Steuerjahres im Tätigkeitsstaat aufhält, der Arbeitslohn nicht von einem dortigen Arbeitgeber getragen wird und keine Betriebsstätte des Arbeitgebers dort die Vergütung trägt.
Die Tücken stecken im Detail: Gezählt werden in der Regel Aufenthaltstage, nicht Arbeitstage — auch Wochenenden und Urlaubstage vor Ort zählen mit. Wer mehrere Aufenthalte im selben Land kombiniert, überschreitet die Grenze schneller als gedacht. Und unabhängig vom Abkommen kann ein längerer Auslandsaufenthalt einen gewöhnlichen Aufenthalt im Sinne des § 9 der Abgabenordnung im anderen Staat begründen und dort eine eigene Steuerpflicht des Beschäftigten auslösen. Für typische Workations von zwei bis sechs Wochen ist das Risiko gering, ab mehreren Monaten sollte steuerlicher Rat eingeholt werden.
Betriebsstättenrisiko: Wenn der Laptop zur Filiale wird
Das teuerste Risiko trägt der Arbeitgeber selbst. Übt ein Mitarbeiter im Ausland dauerhaft Tätigkeiten aus, kann dort eine steuerliche Betriebsstätte des Unternehmens entstehen — mit der Folge, dass ein Teil des Unternehmensgewinns im Ausland zu versteuern und zu deklarieren ist. Kritisch sind vor allem zwei Konstellationen: eine feste Geschäftseinrichtung, über die das Unternehmen dauerhaft verfügt (das gelegentliche Hotelzimmer genügt dafür regelmäßig nicht), und die sogenannte Vertreterbetriebsstätte, wenn ein Mitarbeiter im Ausland gewöhnlich Verträge für das Unternehmen abschließt oder maßgeblich anbahnt.
Die Risiken einer Workation entstehen selten am zehnten Tag am Strand — sie entstehen, wenn niemand mitzählt, niemand dokumentiert und der Vertriebsleiter aus der Finca heraus Abschlüsse verhandelt.
Für Geschäftsführer, Prokuristen und Vertriebsverantwortliche mit Abschlussvollmacht gelten deshalb strengere Maßstäbe als für operative Fachkräfte. Viele Unternehmen schließen diese Gruppen von längeren Workations aus oder untersagen ausdrücklich Vertragsverhandlungen und -abschlüsse während des Auslandsaufenthalts.
Datenschutz und Arbeitsschutz nicht vergessen
Innerhalb der EU und des EWR ist die Datenverarbeitung durch die DSGVO einheitlich geregelt; eine Workation in Italien wirft datenschutzrechtlich kaum andere Fragen auf als das Homeoffice in Deutschland. Anders in Drittstaaten: Dort liegt regelmäßig eine Datenübermittlung in ein Drittland vor, die nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO zulässig ist — etwa bei einem Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Praktisch relevant sind außerdem sichere VPN-Verbindungen, Bildschirmsperren und das Verbot öffentlicher WLAN-Netze für dienstliche Zwecke.
Arbeitszeitrecht und Unfallversicherung gelten im Grundsatz weiter: Die Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten des Arbeitszeitgesetzes sind auch am Ferienort einzuhalten, und der gesetzliche Unfallversicherungsschutz besteht bei genehmigter Auslandstätigkeit für die versicherte Tätigkeit fort — nicht aber für den Freizeitanteil der Reise.
Eine Workation-Policy für den Betrieb
Wer das Thema nicht dem Zufall überlassen will, regelt es in einer betrieblichen Richtlinie oder — wo ein Betriebsrat besteht — in einer Betriebsvereinbarung. Wie Beschäftigte und Betrieb von klaren Regeln zu flexibler Arbeit profitieren, zeigt auch die Bilanz der Pilotbetriebe zur Vier-Tage-Woche. Bewährt haben sich folgende Eckpunkte:
- Länderkreis: Zulässig sind nur EU-, EWR-Staaten und die Schweiz; Drittstaaten nur nach Einzelfallprüfung.
- Zeitbudget: Obergrenze von beispielsweise 30 Arbeitstagen pro Kalenderjahr, zusammenhängend höchstens vier Wochen.
- Antrag und Genehmigung: Schriftlicher Antrag mit Vorlauf, A1-Bescheinigung vor Abreise, dokumentierte Genehmigung.
- Tätigkeitsgrenzen: Keine Vertragsabschlüsse, keine Personalentscheidungen, keine leitenden Funktionen aus dem Ausland.
- Technik und Datenschutz: Dienstgeräte, VPN-Pflicht, keine öffentlichen Netzwerke, Erreichbarkeitsfenster in deutscher Zeit.
- Kosten und Versicherung: Reise- und Unterkunftskosten trägt der Beschäftigte; Auslandskrankenversicherung wird nachgewiesen.
Damit ist die Workation kein rechtsfreier Raum, sondern ein kalkulierbares Instrument der Mitarbeiterbindung. Wer statt einiger Wochen im Ausland gleich mehrere Monate aussteigen möchte, findet im Beitrag zu Sabbatical-Modellen und Rückkehrrecht die passenden Gestaltungswege. Mehr zu Arbeitsrecht und neuen Arbeitsformen findet sich laufend im Ressort Arbeit & Karriere.
Häufige Fragen zur Workation
Brauche ich für eine einwöchige Workation wirklich eine A1-Bescheinigung?
Ja. Die Verordnung (EG) Nr. 883/2004 kennt keine Bagatellgrenze. Die A1-Bescheinigung wird elektronisch beantragt, ist kostenfrei und liegt meist innerhalb weniger Tage vor. Ohne sie drohen bei Kontrollen im Ausland Bußgelder.
Kann der Arbeitgeber eine Workation ablehnen?
Ja. Ohne vertragliche oder kollektivrechtliche Regelung besteht kein Anspruch auf Arbeit aus dem Ausland. Der Arbeitgeber kann die Zustimmung verweigern oder an Bedingungen knüpfen — etwa an bestimmte Länder, Höchstdauern oder technische Vorgaben.
Was passiert, wenn die 183 Tage überschritten werden?
Dann kann das Besteuerungsrecht für den Arbeitslohn ganz oder teilweise auf den Tätigkeitsstaat übergehen. Der Beschäftigte muss dort unter Umständen eine Steuererklärung abgeben, der Arbeitgeber gegebenenfalls Registrierungs- und Einbehaltungspflichten erfüllen. Solche Fälle gehören frühzeitig in steuerliche Beratung.
